7 (+ 1) herramientas para mejorar la productividad en la traducción

El mundo de la traducción está en constante evolución; el número de encargos aumenta, los clientes cada vez son más variados, las fechas de entrega más apretadas, todos nos hemos instaurado en el reino de la inmediatez y, por ello, es necesario que tanto las agencias de traducción como los traductores tengan que ser cada vez más eficaces y productivos.
Pero, en cambio, los días siguen teniendo 24 horas para todos nosotros, eso no ha cambiado ni evolucionado desde el principio de los tiempos, entonces, ¿cómo conseguir más productividad partiendo de las mismas horas?
Por suerte, a diario aparecen nuevas herramientas y aplicaciones que nos permiten mejorar la productividad en la traducción, aprovechar y estirar al máximo esas horas que tenemos, pero es muy importante aclara esta pregunta: ¿cómo sé que estoy eligiendo la mejor para mí?

En este artículo hemos hecho recopilado las 7 (+1) herramientas que utilizamos a diario para mejorar la productividad y la comunicación dentro del equipo de traducción; si crees que nos hemos olvidado alguna, no dudes en indicarnos cuál en los comentarios y la añadiremos a nuestro siguiente listado.

Slack: herramienta de comunicación y colaboración

Slack es un conjunto de herramientas y servicios de colaboración especialmente útil para equipos que trabajan en remoto, dado que permite que la comunicación entre todos ellos sea muy fluida, como si en realidad se encontraran todos en la misma oficina.

Además, a nivel de productividad en la traducción, uno de los puntos fuertes de esta herramienta es que permite integrar más de un millar de herramientas diferentes tales como DropBox y Google Drive, lo que te permite tener recopilados y reunidos todos los materiales de referencia, glosarios, etc. en un único sitio.
En tan solo unos años Slack se ha convertido en nuestra herramienta de comunicación diaria, ya que también permite crear «canales» de proyectos o temáticas específicas donde poder realizar consultas y almacenar nuestra Base de conocimientos.

Trello: herramienta de gestión de proyectos basada en el método Kanban

Trello funciona con el método de tableros; cada tablero corresponde a una tarea o proyecto y puedes añadir una «tarjeta» para cada una de las tareas que conforman el proceso de traducción.

A continuación, puedes ir añadiendo usuarios para asignarles dichas tareas o para que hagan un seguimiento de los avances. En el caso de una agencia de traducción, esta herramienta resulta muy útil para asignar las diferentes etapas o combinaciones de idiomas a tus traductores, revisores o expertos de control de calidad. Este enfoque resulta muy eficiente en proyectos donde el equipo no se encuentra físicamente en el mismo espacio.

Trello puede integrarse con Google Calendar y Gmail para aumentar aún más la productividad de los trabajos de traducción que se desarrollan en la agencia.

Toggl: programa de seguimiento del tiempo

Toggl te permite hacer un seguimiento del tiempo que pasas trabajando en un proyecto y te permite analizar tus resultados para obtener datos de productividad como traductor, revisor o posteditor.

Es una herramienta muy útil también para aquellos proyectos que facturas por horas; ya que te permite emitir un informe bastante completo de las horas dedicadas al proyecto del cliente y puedes incluso enviarlo al cliente para que compruebe exactamente el tiempo que has empleado en la tarea que se te ha asignado.

DropBox: servicio de alojamiento de archivos

DropBox es la herramienta perfecta para guardar todos tu archivos y contenidos de forma segura en un mismo lugar. Los documentos se almacenan en la nube y tienes acceso a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La herramienta te permite crear grupos de equipos, compartir archivos, eliminarlos de forma remota e incluso recuperar documentos que hayas eliminado de forma accidental.
En Tatutrad tenemos cada vez más problemas para enviar archivos adjuntos o paquetes de proyectos a nuestros colaboradores o clientes por correo electrónico, ya que muchos de los colaboradores o clientes utilizan el correo gratuito de GMail que aplica reglas muy restrictivas en cuanto a la admisión de archivos adjuntos. Es habitual que GMail rechace mensajes que incluyan archivos adjuntos con extensiones desconocidas para ellos (como paquetes de Trados, etc.).
Gracias a herramientas como Dropbox, Google Drive o WeTransfer podemos solventar este problema y asegurarnos de que todo llegue perfectamente a su destino.

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Google Drive: servicio de sincronización de archivos

Google Drive facilita la colaboración entre equipos y permite consultar rápidamente todo lo relacionado con un proyecto. Puedes crear una carpeta por proyecto y subcarpetas como «Presupuesto», «Contrato», «Archivos originales», «Archivos traducidos», etc. para tenerlo todo organizado correctamente y ser más productivo durante la traducción.

Google Calendar: calendario en línea

Google Calendar es un sencillo calendario en línea muy útil para mantener la productividad en la traducción ya que te permite crear y actualizar un calendario semanal (o de proyecto) con tan solo un par de clics.

Con Google Calendar puedes crear un calendario para cada cliente e incluso compartirlo con ellos para que sepan exactamente en qué momento del proceso de traducción se encuentra su documento.

También te permite programar reuniones, organizar eventos, añadir archivos adjuntos y realizar videoconferencias de Hangouts con los clientes.

Freedom: bloquea distracciones

Uno de los grandes obstáculos que nos encontramos para mejorar la productividad en la traducción es la procrastinación.

Esta aplicación te permite bloquear determinadas webs y aplicaciones de forma automática durante periodos de tiempo concretos.

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Herramientas de traducción asistida

Obviamente, si hablamos de productividad en la traducción no podemos dejar de mencionar las herramientas de traducción asistida. En la actualidad son muchas las disponibles en el mercado, pero todas tienen un elemento en común: la mejora de la productividad de los traductores y las agencias de traducción.

Herramientas tales como Trados, MemoQ, Wordfast o Smartling permiten traducir de forma más productiva y eficaz gracias a sus funcionalidades de gestión de proyectos, memorias de traducción, revisión y corrección, etc.
Estas herramientas incluyen también Apps para la gestión de la productividad (Qualitivity, por ejemplo) o herramientas propias para ir midiendo la productividad en un proyecto concreto.

Son cada vez más los motivos que pueden afectar a la productividad durante el proceso creativo de la traducción, pero con estas herramientas puedes hacer frente a los impactos negativos y aprovechar al máximo las horas de tu jornada laboral, tanto si eres un traductor autónomo como miembro de un equipo de traductores de alto rendimiento, como el nuestro.

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