Le secteur de la traduction est en perpétuelle évolution : les missions se multiplient, les clients sont de plus en plus variés et les délais de livraison se resserrent. Nous vivons dans une ère où l’immédiateté est reine, obligeant traducteurs et agences à être plus efficaces et productifs.
Cependant, les journées ne comptent toujours que 24 heures. Alors, comment améliorer sa productivité sans allonger le temps de travail ?
Heureusement, de nouveaux outils et applications apparaissent régulièrement pour aider les professionnels de la traduction à optimiser leur organisation et maximiser leur rendement au maximum le temps dont nous disposons. Mais une question essentielle se pose : comment savoir lequel choisir ?
Dans cet article, nous avons rassemblé les 7 (+1) outils que nous utilisons au quotidien pour améliorer la productivité et la communication au sein de notre équipe de traduction. Si vous pensez que nous en avons oublié un, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire, et nous l’ajouterons à notre prochaine liste.
Slack : outil de communication et collaboration
Slack est un ensemble d’outils et de services de collaboration particulièrement utile pour les équipes travaillant à distance, car il permet une communication fluide, comme si tout le monde se trouvait dans le même bureau.
De plus, en termes de productivité en traduction, l’un des atouts majeurs de cet outil est qu’il permet d’intégrer plus d’un millier d’autres outils, tels que Dropbox et Google Drive, ce qui permet de centraliser et d’accéder facilement à tous les documents de référence, glossaires, etc.
En quelques années, Slack est devenu notre outil de communication quotidien, car il permet également de créer des « canaux » dédiés à des projets ou à des thématiques spécifiques, où nous pouvons poser des questions et conserver notre base de connaissances.
Trello : outil de gestion de projets basé sur la méthode Kanban
Trello fonctionne avec un système de tableaux : chaque tableau correspond à une tâche ou à un projet, et il est possible d’y ajouter une « carte » pour chaque étape du processus de traduction.
Ensuite, vous pouvez ajouter des utilisateurs pour leur assigner des tâches ou leur permettre de suivre l’avancement. Dans une agence de traduction, cet outil est particulièrement utile pour attribuer les différentes étapes ou combinaisons linguistiques aux traducteurs, relecteurs ou experts en contrôle qualité. Cette approche est très efficace dans les projets où l’équipe ne se trouve pas physiquement dans le même espace.
Trello peut être intégré à Google Calendar et Gmail pour encore plus de productivité dans les projets de traduction.
Toggl : programme de suivi du temps
Toggl vous permet de suivre le temps que vous passez sur un projet et d’analyser vos résultats afin d’obtenir des données de productivité en tant que traducteur, relecteur ou post-éditeur.
Cet outil est aussi très utile pour les projets facturés à l’heure, car il génère un rapport détaillé des heures consacrées à un projet et permet même de l’envoyer au client pour qu’il puisse vérifier précisément le temps investi dans la tâche.
Dropbox : service de stockage de fichiers
Dropbox est l’outil parfait pour conserver tous vos fichiers et contenus en un seul endroit en toute sécurité. Les documents sont stockés dans le cloud, ce qui permet d’y accéder à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
Cet outil permet de créer des groupes de travail, de partager des fichiers, de les supprimer à distance et même de récupérer des documents supprimés accidentellement.
Chez Tatutrad, nous rencontrons de plus en plus de difficultés à envoyer des fichiers en pièce jointe à nos collaborateurs ou clients par e-mail. En effet, beaucoup utilisent des services de messagerie gratuits comme Gmail, qui applique des restrictions strictes sur les pièces jointes. Il est fréquent que Gmail rejette les messages contenant des fichiers avec des extensions inconnues (comme les packages Trados, par exemple).
Grâce à Dropbox, Google Drive ou WeTransfer, nous pouvons contourner ces limitations et nous assurer que tout arrive bien à destination.
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Google Drive : service de synchronisation de fichiers
Google Drive facilite la collaboration entre équipes et permet d’accéder rapidement à tous les documents liés à un projet. Vous pouvez créer un dossier par projet et des sous-dossiers tels que « Devis », « Contrat », « Fichiers originaux », « Fichiers traduits », etc., afin de tout organiser de manière efficace et d’être plus productif pendant la traduction.
Google Calendar : calendrier en ligne
Google Calendar est un calendrier en ligne très utile pour optimiser la productivité en traduction, car il permet de créer et de mettre à jour un calendrier hebdomadaire (ou de projet) en seulement quelques clics.
Avec Google Calendar, vous pouvez créer un calendrier par client et même le partager avec eux afin qu’ils puissent suivre l’état d’avancement de leur projet de traduction.
Cet outil permet également de planifier des réunions, d’organiser des événements, d’ajouter des pièces jointes et de réaliser des vidéoconférences via Google Meet.
Freedom : bloqueur de distractions
L’un des plus grands obstacles à la productivité en traduction est la procrastination.
Cette application vous permet de bloquer automatiquement certaines pages web et applications pendant des périodes définies, afin de rester concentré sur votre travail.
Outils de Traduction Assistée (TAO)
Évidemment, si l’on parle de productivité en traduction, il est impossible d’ignorer les outils de traduction assistée. Aujourd’hui, il en existe de nombreux sur le marché, mais ils ont tous un point commun : améliorer la productivité des traducteurs et des agences de traduction.
Des outils comme Trados, MemoQ, Wordfast ou Smartling permettent d’optimiser le travail grâce à leurs fonctionnalités avancées : gestion de projets, mémoires de traduction, relecture et correction, etc.
Ces outils intègrent également des applications dédiées à la gestion de la productivité (comme Qualitivity) ou des fonctionnalités permettant d’évaluer la productivité sur un projet spécifique.
De nombreux facteurs peuvent impacter la productivité lors du processus de traduction, mais grâce à ces outils, vous pouvez minimiser les effets négatifs et tirer le meilleur parti de vos heures de travail. Que vous soyez traducteur indépendant ou membre d’une équipe de traduction hautement performante, comme la nôtre, ces solutions vous aideront à travailler plus efficacement.